En este artículo ofrecemos seis consejos para que puedas prevenir situaciones de impagados, ya seas empresa o autónomo. Los impagados es una de las principales causas de cierre de negocios en España y por ello en GrupoVisto hemos decidido poner el enfoque en este asunto. A continuación, os facilitamos una serie de consejos y herramientas para que éste no sea un problema que os afecte a vosotros y a vuestras empresas:
- Conoce el riesgo que tiene tu cliente.
- Cobra una parte por anticipado.
- Realiza modelos de presupuestos u hojas de encargo para ser firmados por el cliente.
- Realiza la factura y controla los plazos de pago estipulados.
- Insiste en cobrar.
- Contacta con un abogado especializado en cobro de impagados.
- CONOCE EL RIESGO QUE TIENE TU CLIENTE
Vale más prevenir que curar. Podéis consultarlo en todos los casos, pero especialmente cuando es aconsejable conocer el riego de los clientes cuando se trate de encargos de trabajo que puedan suponer un desembolso económico grande para vuestra empresa, ya sea en concepto de compra de material como en concepto de pago de nóminas a trabajadores que van a estar empleados un tiempo considerable en el asunto.
Para saber si tu cliente tiene o no riesgo de ser un futuro moroso existen ficheros y bases de datos de morosos que emiten informes de riesgo y solvencia, tales como RAI y ASNEF. Actualmente existen muchas empresas que ofrecen servicios de informes de riesgo y solvencia, nosotros trabajamos con E-INFORMA, RAI, ASNEF y EXPERIAN, así como solicitamos informes de Registros Públicos a los cuales también puede accederse por internet. Además, existen páginas gratuitas en internet, que no son ya tan fiables, en las que aparecen los últimos depósitos contables que ha presentado la empresa o persona en cuestión. Los depósitos contables se deben realizar anualmente, de forma que si la fecha del último depósito es de hace dos o más años, esto ya es un indicativo de que la empresa está en las últimas y no es fiable establecer una relación comercial con la misma.
Otra forma de obtener un informe de una empresa es consultar quiénes son los altos cargos que la integran y solicitar un informe de sus principales directivos, si aparecen en ficheros de morosos ya te da a entender que quiénes toman las decisiones están habituados o no a estar en deuda o, de lo contrario, lo tienen todo al día.
Cuando tu cliente se trate de la Administración Pública, a raíz de la ley publicada en 2014, el plazo máximo de pago es el de 30 días. Sin embargo, la realidad es que muchos organismos de la administración y entidades locales se saltan este plazo a la torera. Por ello, es conveniente que identifiquéis cuáles son los proveedores habituales del organismo en cuestión para confirmar los plazos en los que acostumbra a pagar. Este consejo parece como contradictorio pero veamos la realidad: soy un autónomo y he trabajado para un ayuntamiento, tienen que pagarme según dispone la ley a los 30 días, pregunto a un proveedor y me comenta que este ayuntamiento paga a los 60 días, decido demandar al ayuntamiento, consigo que me paguen pero al mes siguiente tienen a otra persona que les presta los servicios que yo les prestaba, de modo que no vuelvo a tener este ayuntamiento que siempre paga a los 60 días con regularidad como cliente. Esto es lo que viene sucediendo en la realidad. De modo que el consejo es: averiguar primero y si la demora en el pago se aparta de la habitual accionar los siguientes puntos que os describimos en el presente artículo.
- COBRA UNA PARTE POR ANTICIPADO.
Esta es una de las reglas de oro de la prevención de impagados: no incurrir en gastos si no tienes al menos un importe que los cubra, de modo que pase lo que pase no pierdas dinero de tu bolsillo. Es importante para ello establecer unas condiciones claras de pago con el cliente, sobre todo si se trata de trabajos de mayor envergadura o en los que se deba incurrir en costes. Otra opción sería la facturación por tramos temporales, que consiste en basarse en un presupuesto general y cada mes o cada cierto período de tiempo se van girando facturas de pronto pago.
- REALIZA MODELOS DE PRESUPUESTOS U HOJAS DE ENCARGO PARA SER FIRMADOS POR EL CLIENTE.
En nuestro despacho este es el punto que comprobamos que menos se cumple por las empresas y autónomos que nos preguntan acerca de deudas y es de los puntos que consideramos más importantes. Si no tenemos un presupuesto firmado, una hoja de pedido o cualesquiera documentos que acrediten que la otra persona o empresa nos ha encargado un trabajo no podremos demostrar que tal persona o tal empresa nos debe el importe por la realización del mismo. Las facturas por si mismas no acreditan suficientemente una relación comercial. En el juzgado se pierden casos por alegaciones tales como que “las facturas son un documento elaborado unilateralmente y no se corresponde con la realidad”. Por ello, y sobre todo si trata de un autónomo que trabaja solo y no tiene testigos de los trabajos que realiza, es muy importante tener bien documentada una deuda.
Es muy importante asegurar bien los cimientos de una relación comercial. Estos malos tragos se solucionan rápidamente teniendo un modelo a mano de presupuesto, de hoja de encargo, de solicitud de pedido, etc, en la que figure un espacio en blanco para poder escribir en menos de un minuto los datos de la persona que os contrata y que dentro de ese mismo minuto os la firme con su nombre y DNI. Este minuto que pierdes significará a la larga tener fundamentos para una reclamación exitosa, ya sea judicial o extrajudicial.
4. REALIZA LA FACTURA Y CONTROLA LOS PLAZOS DE PAGO ESTIPULADOS.
- Realizar la factura: es importante realizar la factura, aunque no se prevea cobrarla. Existen mecanismos para que si resulta ser una factura incobrable o de dudoso cobro, no te afecte fiscalmente y puedas deducirte los impuestos a pagar. Nos encontramos con que muchas empresas tienen miedo de realizar la factura por el hecho de que habrá que declarar importes que no se han cobrado. Este miedo surge de la desinformación. Reitero, existen mecanismos para que fiscalmente este asunto no os afecte. Pero tenemos que tener claro que si no hay factura no puede haber reclamación o la reclamación va a tener cierto riesgo que es mejor no correr.
- Controlar los plazos de pago estipulados: muchos negocios disponen de bases de datos que contienen calendarios en los que fijar alarmas de vencimientos de plazo. Esto sería lo ideal, pero existen alternativas gratuitas a estos programas, es tan sencillo como disponer de un calendario a mano y cada vez que realizamos una factura, plan de pago, presupuesto u hoja de encargo en la que estipulamos plazos de pago, apuntar en las fechas con un determinado color (nosotros usamos el rojo) “Vence plazo de pago de X cliente por importe X”.
Además de apuntarlo también tenemos que ser fieles a estas anotaciones y estar pendientes de ellas. En el caso de que haya vencido el plazo de pago y el dinero no esté ingresado en la forma de pago convenida es importe reclamarlo. Para ello podemos estipular un correo electrónico tipo que nos facilite el trabajo. Un ejemplo “Estimados Srs., les recordamos que hoy vence el plazo X, consistente en el pago de X euros, según hoja de encargo. Salvo error u omisión no nos consta el pago acordado. Ruego atiendan al mismo. Gracias. Les saluda atentamente X”. El tiempo es dinero, de modo que si tenemos modelos en los que solo tengamos que introducir dos o tres palabras esto no nos supondrá una pérdida y cumpliremos con este punto.
Sobre la acción de enviar recordatorios de pago, cabe mencionar que en España y sus diferentes Comunidades Autónomas existen plazos especiales de prescripción muy cortos que van desde los 6 meses a los 5 años. Por ello son importantes estos recordatorios, porque interrumpen la prescripción. ¿Y si el plazo de prescripción de tu deuda es de 6 meses? Más vale que hayas enviado un correo electrónico.
- INSISTE EN COBRAR.
Quien no llora no mama. En España existe una especie de pánico/miedo escénico a reclamar las deudas, muchos negocios no se atreven a reclamar sus deudas por el temor de proyectar una imagen dura o de persecución. De lo contrario, existen estudios que determinan que los deudores valoran más a los acreedores que saben controlar los cobros. Desde GrupoVisto queremos hacer hincapié en que no hay que sentir vergüenza de reclamar un crédito vencido, de hecho, los habituales deudores tienen la siguiente forma de pensar “si no me reclama la deuda no hace falta que me dé prisa en pagarla, la pagaré cuando me vaya bien”. Recordemos que el trascurso del tiempo es el peor enemigo para los impagados, ya no solo por el tema de la prescripción, sino también porque las probabilidades de cobro van disminuyendo a medida que el tiempo transcurre.
Para el caso en que al insistir acordéis un plan de pagos o lleguéis a un acuerdo con vuestro cliente es muy importante que este pago o plan de pagos lo transcribáis y quede firmado por ambos.
- CONTACTA CON UN ABOGADO ESPECIALIZADO EN COBRO DE IMPAGADOS.
Demandar a tu cliente debe ser el último recurso, ya que el procedimiento judicial en la mayoría de las ocasiones rompe las relaciones comerciales y a veces por un motivo u otro nos interesa no romper la relación comercial con la empresa o persona que nos debe dinero. Insistir en el cobro es la forma de evitar demandas judiciales y cerrar el asunto amistosamente. Eso sí, todo tiene un límite. Cuando este límite sobrepasa, es entonces cuando debes contactar con un abogado especializado en cobro de impagados. Para el caso en que no quieras romper la relación comercial házselo saber al abogado, ya que un abogado especializado puede salvar este punto y a la vez recuperar la deuda.
En Grupo Visto disponemos de abogados y fiscalistas expertos en la reclamación de impagados, así como ponemos a tu alcance mecanismos para que las deudas de clientes que acumule tu empresa no supongan un declive para ti, así como te ayudamos a prevenir estas situaciones. Si necesitas ayuda no dudes en contactar con nuestro equipo, el cual está altamente cualificado para asesorarte y ofrecerte las herramientas para que éste no sea un problema para ti ni ahora ni en un futuro.
Puedes pedir cita en el 937.098.153, enviar correo electrónico a grupovisto@grupovisto.com o pasar a visitarnos en Calle Roger de Flor nº 9-11, local 2, de Vilanova i la Geltrú (Barcelona).
Por: Mercè Rivas Martínez, abogada. 22/01/2018